Wat heeft de Rechtspraak aan feedback

Meer leren van andere ervaringen en perspectieven

Een artikel in het themanummer over het leren van feedback in Rechtstreeks

Manja Bomhoff en Yvonne van der Vlugt

 

Klachten, spiegelgesprekken, visitaties, online enquêtes en collegiale feedbacksessies. In dit artikel reflecteren we op het fenomeen van feedback binnen de Rechtspraak. Waarom zou de Rechtspraak feedback willen of nodig hebben? En wat kan de Rechtspraak ermee? Er gebeurt binnen de Rechtspraak van alles en er zijn, zo leren we van Joyce Silvester, steeds meer rechters die willen spiegelen en die zij hoort zeggen: ‘Hoe helpt mijn uitspraak de samenleving?’ Om optimaal te kunnen profiteren van feedback is het nodig om steeds weer na te denken over de waarde ervan. En om de mogelijke belemmeringen die worden gezien te adresseren. Het is niet altijd gemakkelijk om ruimte te vinden voor reflectie op het eigen werk en de eigen vanzelfsprekendheden. Soms is er geen tijd voor, soms wordt het niet belangrijk gevonden of is het onderwerp té gevoelig. Het is belangrijk om vragen of twijfels daarbij serieus te nemen: is het, met onafhankelijkheid als een centrale waarde, wel verstandig om burgers expliciet naar hun meningen te vragen? Wat voegt dat toe? Wordt er niet al genoeg geluisterd doordat we horen? Denken mensen dan niet dat ze een oordeel kunnen beïnvloeden of misschien nog erger: staan we zelf dan nog wel boven de partijen of raken we beïnvloed door één partijstandpunt?

We verkennen het onderwerp feedback binnen de rechtspraak. Dat doen we op basis van de artikelen over verschillende vormen van feedback in dit nummer van Rechtstreeks en onze eigen onderzoekservaringen op verschillende plekken binnen de publieke sector.

De waarde van feedback

Het motiveert als het leren van feedback niet een gedachteloos ‘moetje’ is, omdat het jaarlijks gebeurt, ‘nu eenmaal zo gaat’ of omdat het wettelijk is vastgelegd. Wanneer een organisatie of een professional helder heeft waarom feedback vragen zinvol is, kan er ook beter mee worden omgegaan. Dan wordt er meer van geleerd en mee gedaan. De waarde van feedback kan verschillend worden gezien. Feedback kan zicht geven op de (ervaren) kwaliteit of juist de risico’s, mogelijkheden laten zien voor innovaties, een impuls geven voor gezamenlijke reflectie of ruimte maken voor de stem van de minst machtige. Elk van deze redenen vergt een andere vorm van feedback. Net zo als het ertoe doet voor wie de feedback wordt opgehaald. Voor verschillende doelgroepen − een rechtbank, een afdeling, de Rechtspraak, de media, de Tweede Kamer, het ministerie − zijn verschillende feedbackinstrumenten geschikt. Daarover later meer, nu staan we eerst stil bij de − wat ons betreft − belangrijkste rol van feedback: inzicht in verschillende perspectieven en de eigen blinde vlekken.

Feedback geeft een mogelijkheid om kennis te nemen van verschillende perspectieven. Hoe kun je dit gebouw, deze interactie, dit proces, deze verhoudingen of deze regels anders ervaren? Je kunt de waarde van andere perspectieven pas zien wanneer je beseft hoe specifiek het eigen perspectief is. Dat vergt inzicht in hoe de eigen waarnemingen en interpretaties gekleurd zijn door de eigen achtergrond, opleiding, structuren en vanzelfsprekendheden.

[…]

Lees het hele artikel in Rechtstreeks 2020/2 hier (pdf).

De ene evaluatie is de andere niet. Het kan op zoveel manieren.  Onderzoeken of evalueren van beleid wordt te vaak gepresenteerd als een soort neutrale bezigheid. Terwijl je tijdens een evaluatie constant keuzes maakt en belangen afweegt. Sommige van die keuzes zijn onderwerp afhankelijk. Maar er zijn ook algemene keuzes die van te voren en tijdens een onderzoek gemaakt moeten worden. Die keuzes hebben te maken met het doel van de evaluatie.

Onze evaluaties zijn gericht op het leren of verbeteren. In dit artikel laten we zien wat voor keuzes daar volgens ons bij horen. Onze evaluatie van de klachtbehandeling bij Defensie gebruiken we ter illustratie.

Je sluit aan bij de betrokkenheid die er al is

Als het doel van evalueren is om er beter van te worden, dan moet je aansluiten bij de mensen die het echte werk doen. Alleen zo respecteer en vergroot je hun betrokkenheid. In het geval van klachtenbehandeling zijn dat dan in de eerste plaats de mensen die klachten behandelen. Daarnaast spelen ook betrokken leidinggevenden en allerlei adviseurs een belangrijke rol. Met elkaar zijn dit de mensen van wie je wil dat ze verbeteringen gaan doorvoeren. Ook lang nadat wij als onderzoekers ons rapport hebben opgeleverd. Daarom proberen we ons in onze onderzoeken zoveel mogelijk te richten op hun toekomst.

Daarnaast kan geen enkel beleid worden geëvalueerd zonder de ervaringen van de mensen voor wie het beleid bedoeld is centraal te stellen. De ene keer is dit makkelijker te organiseren dan de andere. Maar er is altijd wel een manier om de gebruiker of de burger te betrekken. In dit geval waren dat de klagers en beklaagden bij Defensie. We spraken een groot aantal, we analyseerden hun ervaringen en we gaven ze (letterlijk) een grote stem in het rapport.

Je kiest een dynamisch perspectief

Het is onze ervaring dat een dynamisch perspectief (een ‘film’ in plaats van een ‘foto’) meer betrokkenheid en waardevolle inzichten oplevert. Dynamisch evalueren betekent dat je aandacht geeft aan waar de organisatie vandaan komt. Daarnaast kijk je ook naar hoe de organisatie zich heeft ontwikkeld. Hoe de organisatie verder open kan staan voor verbeteren en leren. Voor de mensen die dagelijks met het onderwerp bezig zijn is het belangrijk dat hun werk in deze context wordt gezien.

Het gaat daarbij niet om het opleveren van een zo precies mogelijke omschrijving van gebeurtenissen uit het verleden. Een evaluatie die vooral terugkijkt en gericht is op waarheidsvinding of verantwoording roept vaak nóg meer terugkijken op. Dat is niet bevorderlijk voor zelfreflectie. De reacties op zulke rapporten kosten een organisatie veel energie en leveren weinig op. Een evaluatie die recht doet aan de belangen en waarden van betrokkenen, leidt over het algemeen tot meer herkenning, meer reflectie en meer motivatie om te blijven leren.

Je begint een evaluatie daarom altijd met de waarom-vraag. Wat had het beleid als doel? Welke verschillende visies lagen eronder ten grondslag? Hoe verhouden die zich tot elkaar? In de evaluatie van de klachtbehandeling bij Defensie gingen we hier in het eerste hoofdstuk nadrukkelijk op in.

Wat is ‘goed’ en wat niet? Je bent open over de normatieve kaders

Wanneer je wil dat de mensen binnen een organisatie verder kunnen met een evaluatie is het belangrijk dat je als onderzoeker niet doet alsof slechts wij de waarheid in pacht hebben. Ons past, als passerende buitenstaanders immers ook enige bescheidenheid. Dat uit zich niet in een gebrek aan lef of oordeel. Je bescheidenheid krijgt vooral vorm in openheid over de normatieve kaders die je gebruikt. Want wat is ‘goed’ en wat niet? Het is belangrijk om kleur te bekennen en zorgvuldig in te gaan op de normatieve kaders die je gebruikt.

In het evaluatierapport voor Defensie schreven we: “Met zoveel verschillende perspectieven op klachtbehandeling zijn er ook verschillende ideeën over wat klachtbehandeling ‘goed’ maakt. Ook de vraag of Defensie een probleem heeft met klachtbehandeling en zo ja, hoe groot dit probleem is, kan beantwoord worden vanuit verschillende normatieve kaders. Er zijn veel manieren waarop klachtbehandeling ‘goed’ kan verlopen: variatie ontstaat door verschillende doelen, contexten en mensen. Er is dan ook niet een vaststaand evaluatieprotocol dat door middel van een vinklijstje simpel afgewerkt kan worden. Tegelijkertijd zijn er natuurlijk wel degelijk ideeën over wat wel en niet werkt en wat een goede, of zorgvuldige klachtbehandeling zou moeten inhouden. We onderscheiden in dit onderzoek drie normatieve kaders die elkaar deels kunnen overlappen: beleidstheorie Defensie; ombudsvisie professionele klachtbehandeling; onafhankelijke geïnformeerde blik van evaluatoren’. Vervolgens gingen we op elk van deze kaders dieper in.

Je bent kritisch, maar zoekt ook naar wat wél werkt

Van goede voorbeelden leer je vaak meer dan van verkeerde. Het is daarom belangrijk om expliciet op zoek te gaan naar inspirerende voorbeelden en deze ook een plek te geven. Natuurlijk moet er ook ruimte zijn voor de omschrijving van negatieve ervaringen of tekortkomingen. Je stelt kritische vragen en vraagt door. Daarmee wil je mogelijke vanzelfsprekendheden, gaten of discrepanties tussen de bedoeling en de uitwerking boven tafel krijgen. Je doet dat niet om ‘de waarheid boven tafel te krijgen’. Veel interessanter dan een enkelvoudige waarheid zijn namelijk de verschillende overtuigingen van betrokkenen.

Erkenning van verschillen helpt bij het vergroten van de interesse in elkaars ervaringen. In het geval van de evaluatie bij defensie gaven we bijvoorbeeld veel aandacht aan de ervaringen van klagers en beklaagden, maar ook aan de leidinggevenden en de verschillende adviseurs met een belangrijke ondersteunende rol. Door deze ervaringen te delen gun je betrokkenen de mogelijkheid om eigen inzichten te ontwikkelen over mogelijke verbeteringen.

Ervaringen analyseer je om ervan te kunnen leren

In evaluaties gericht op leren staan dus de ervaringen met het proces centraal. Je kijkt naar die facetten van het proces die ervarings- en procesdeskundigen het belangrijkst vinden. Maar ervaringen worden niet één-op-één overgenomen. Je analyseert op welke manieren facetten uit die ervaringen een rol kunnen spelen. Daarbij kijk je naar wat de uitwerking en betekenis van bepaalde ervaringen kunnen zijn.

Sommige evaluaties richten zich met name op de beschrijving van procesindicatoren. In het geval van klachtbehandeling wordt er dan bijvoorbeeld vooral gekeken naar de wettelijk vastgestelde termijnen.

In het geval van Defensie was er in eerdere rapporten (zoals die van de Nationale ombudsman/Veteranenombudsman en van de commissie-Giebels) al meerdere malen geconstateerd dat die binnen Defensie vaak werden overschreden. Als je de nadruk wil leggen op het leren wordt het dan al gauw interessanter om te begrijpen wat de overschrijding van zo’n termijn kan betekenen. In welke gevallen zijn de termijnen belangrijk voor de ervaring? Hoe kijken procesdeskundigen daar tegenaan? Welke factoren spelen (mogelijk) een rol bij de tijd die het kost om binnen de organisatie klachten af te handelen? Antwoorden op dit soort vragen bieden een organisatie meer handvatten om te zoeken naar constructieve (en vooral ook bij de organisatie passende) strategieën. Een evaluatie gericht op leren streeft naar representativiteit op het niveau van factoren die van invloed zijn op de ervaring van klachtbehandeling. Niet op het niveau van het proces.

Je bent dichtbij én onafhankelijk

Omdat betrokkenheid niet spontaan ontstaat na afloop van een onderzoek voer je een evaluatieonderzoeken gericht op leren het liefst zo dicht mogelijk op de organisatie(s) uit. Je legt tussentijdse bevindingen zoveel mogelijk voor aan bijvoorbeeld een interne begeleidingscommissie. Zo neem je ze mee in de aanpak en de uitkomst van het onderzoek. Je luistert naar de reacties die tussentijdse bevindingen en keuzes oproepen en laat commissieleden hardop meedenken over wat hen belangrijk of productief lijkt.

Soms is er de angst dat dit ten koste gaat van je onafhankelijkheid. Dat hoeft niet zo te zijn. Als je helder bent over de reden waarom je je oor te luister wil leggen kun je je vervolgens nog altijd volkomen vrij opstellen in het opschrijven van de bevindingen en de methodologische (on)mogelijkheden. Het kan daarbij ook helpen om een externe leescommissie in te stellen, zeker wanneer het onderwerp complex is of (politiek) gevoelig ligt.

In het geval van de evaluatie bij Defensie hielpen zowel de begeleidingscommissie als de externe leescommissie ons met onze reflectie op het proces en de inhoud. Het sterkt je in je onafhankelijkheid ten opzichte van je opdrachtgever.

Aanbevelingen stel je op in dialoog

Ook bij het opstellen van aanbevelingen zoek je nadrukkelijk de dialoog met verschillende gesprekspartners binnen de opdrachtgevende organisatie. In de interactie tussen onderzoekers, ambtenaren en bestuurders is het vervolgens altijd wat zoeken naar hoe aanbevelingen zullen worden geïnterpreteerd en opgepakt. Als onderzoeker probeer je hier op een open wijze en passend bij je specifieke rol een productieve invloed op uit te oefenen. Daar hoort vaak ook enige nazorg bij in de vorm van presentaties, discussies of adviessessies. Maar uiteindelijk hoort bij leren ook eigenaarschap. Het is aan de organisatie zelf om de vervolgstappen te zetten.

Wat bedoel jij met effect?

Wat bedoel jij met effect?

Het valt ons op dat er nog wel eens langs elkaar heen wordt gesproken wanneer het in een organisatie gaat om effect. De een heeft het vooral over het meten van effect. De ander meer over de vraag wat zin heeft. Een derde wil vooral weten wat er gedaan moet worden.

Ook zijn er verschillende ideeën over waar naar gekeken zou moeten worden: De een kijkt bijvoorbeeld naar een deel van het proces, terwijl de ander misschien vooral wil kijken naar het eindresultaat. De een is benieuwd naar de korte, de ander naar de langere termijn. En de een wil vooral focussen op het merkbare en de ander houdt het liever bij het meetbare.

Duidelijkheid is een belangrijke voorwaarde

In effectonderzoek is het allereerst belangrijk dat je met elkaar duidelijkheid hebt over waarom je het eigenlijk over effect wil hebben. Pas daarna kun je zinnig gaan nadenken over hoe dat er dan uit zou moeten komen te zien. Eerder al schreven we deze blog over hoe het onderzoeken van effect om maatwerk vraagt. Nu hebben we, op basis van jullie opmerkingen en reflecties ook een opzet gemaakt voor een praatplaat: “Wat bedoel jij met effect?”. Zie het bijgevoegde document.

Wat bedoel jij met effect?

Wat bedoel jij met effect (Download pdf)

De plaat en de bijbehorende vragen (zie de pdf) zijn nog work-in-progress. We gaan er binnenkort weer verder over gesprek in één van de deelnemende inspecties aan ‘Inspecteurs over hun vak’

Wat denkt u: Zou iets als het bijgevoegde kunnen helpen om zo’n gesprek met elkaar te voeren? Wat zou er wel of niet goed kunnen werken? Mist er iets, of brengt dit op andere ideeën? Bijvoorbeeld voor een andere fase in het gesprek over, of het in kaart brengen van, effect? Wij vinden het vooral belangrijk dat het gesprek hierover op een zinnige manier gevoerd wordt. Professionals, zo is onze indruk, verliezen eigenaarschap en betrokkenheid wanneer er teveel langs elkaar heen wordt gepraat.

 

Manja Bomhoff
Yvonne van der Vlugt

 

**Mogen wij u vaker met dit soort inzichten inspireren? Ontvang een paar keer per jaar onze Inzichtenmail.**

Onafhankelijk en nabij

“Wat is de definitie van ‘professionaliseren’? We kunnen toch niet zomaar onze eigen definitie gebruiken?”

Er is een bepaald beeld van wat onderzoek is. Dat geldt in het algemeen maar heeft ook zijn weerslag op onderzoek in de publieke sector. Veel van ons hebben over dit soort onderzoek geleerd als ‘de gouden standaard’ of écht onderzoek. Op allerlei manieren beïnvloedt dit beeld van ‘echt onderzoek’ hoe we kijken naar andere dingen. Zoals naar wie het voor het zeggen heeft, wanneer, en waarom.

Die dominante visie is ons ooit aangeleerd, maar wordt daarnaast dagelijks bevestigd en herhaald. In de krant, op het werk en in de tweede kamer, overal.

Terwijl de publieke sector juist ook een andere vorm van onderzoek nodig heeft.

Dat er ook andere ideeën zijn is lang niet bij iedereen bekend. Lang niet iedereen weet bijvoorbeeld dat die ideeën in andere, minder bekende hoeken van de wetenschap uitgebreid zijn doordacht. (Bijvoorbeeld in de antropologie, in gender studies, of in de wetenschapsfilosofie). Ook is lang niet iedereen op de hoogte van wat die verschillende ideeën in de praktijk voor consequenties kunnen hebben.

Het dominante beeld van onderzoek

Wij merken dagelijks hoe sterk dat dominante beeld is. Hoeveel invloed het heeft, ook op onderzoek in de publieke sector. We zien het bijvoorbeeld aan hoe er alsmaar wordt gezocht naar experts. Bijvoorbeeld om van te leren wat de definitie van ‘professionaliseren’ is. Maar het is ook te merken wanneer het gaat over hoe effecten pas echt zijn als ze gemeten, niet opgemerkt, worden. Of wanneer er weer verwacht wordt dat onderzoek ons universele waarheden zal vertellen. Terwijl we tegelijkertijd ook horen dat het altijd in de la verdwijnt.

 

Dominant beeld van onderzoek

Het dominante beeld van onderzoek

Volgens het standaard beeld van onderzoek gaat het om:

  • Een duidelijke onderzoeksprocedure met een van te voren vastgestelde route
  • Een vaststaande en leidende onderzoeksvraag
  • Een uitvoering door externe experts
  • Hoe meer informatie hoe beter (n=groot)
  • Meetbare informatie die een antwoord geven op de onderzoeksvraag
  • Een duidelijke afsluiting met een rapport of een ander (van te voren vastgesteld) eindproduct
‘Ons soort’ onderzoek

Dat wij het anders doen mag duidelijk zijn. Uit onze ervaring weten we dat de complexiteit in het publieke domein andere vormen van onderzoek nodig heeft. De dominante vorm van onderzoek laat te weinig ruimte voor verschillende perspectieven, en stelt te weinig vragen bij vanzelfsprekendheden in het beleid.

Wij hebben geleerd en ervaren dat onderzoek ook verbindend kan werken. Wanneer er oog is voor (liefst meer gedeeld) eigenaarschap en het proces aansluit op wat er nodig is. Gezamenlijke reflectie is veel te belangrijk om helemaal uit te besteden.

 

Onderzoeksproces

‘Ons soort’ onderzoek

Kenmerken van ‘ons soort’ onderzoek voor de publieke sector zijn bijvoorbeeld:

  • Onderzoek als zoektocht met een flexibel proces
  • Door eigen én externe ogen, gebruik makend van verschillende expertises (expert, ervaring, deskundig etc.)
  • Nabijheid staat onafhankelijkheid niet in de weg
  • De N doet er minder toe dan de rijkdom van de informatie
  • Het onderzoeksdoel is leidend
  • Plausabiliteit is belangrijker dan causaliteit; merkbaar belangrijker dan meetbaar
  • Verwachte en gewenste impact bepalen de vorm van de ‘producten’.

In opdrachten wordt ons nog wel eens gevraagd onze visie op onderzoek toe te lichten. Dat gebeurt bijvoorbeeld nog wel eens wanneer we in interviews. Pas nog vroeg een geïnterviewde “Maar jullie zijn toch de onderzoekers?”, nadat we hadden gevraagd wat volgens de geïnterviewde zelf het belangrijkste punt was. Ook opdrachtgevers die ons speciaal kiezen vanwege onze aanpak en resultaten, hebben soms wat extra duiding nodig van de achterliggende onderzoeksvisie. Zeker wanneer dit hun eerste kennismaking met een ‘ander soort onderzoek’ is. Het kan voor opdrachtgevers best uitdagend zijn om om te gaan met de flexibiliteit die nodig is voor een zo zinnig mogelijk onderzoek. Als niet alles van te voren vast staat, vergt dat een andere instelling dan men meestal gewend is.

In gesprek over onderzoek

De figuren maakten we om een paar van de verschillen duidelijk te maken. Werken ze ook voor u? Ze helpen ons om verwachtingen te bespreken en af te stemmen. Natuurlijk kunnen we ook het achterliggende wetenschapsfilosofische verhaal vertellen: over het onderscheid tussen verschillende onderzoeksparadigma’s (van positivistisch, post-positivistisch tot constructivistisch en kritische theorie). We merken echter dat niet iedere opdrachtgever daarop zit te wachten.

Uiteraard staat ‘ons soort’ onderzoek niet in beton gebijteld. Ook in de flexibiliteit moet flexibiliteit zitten. Bij de ene vraag zit nou eenmaal meer ruimte voor het zoeken naar passende vormen dan bij de andere. En in de ene setting is het bijvoorbeeld gemakkelijker om verschillende typen experts te betrekken dan in de andere. Ook dat is maatwerk : het afwegen van verschillende belangen. Het overbrengen van de verschillende visies op onderzoek zien we als ‘work in progress’. Heel inspirerend maar niet ‘af’. We gaan er graag mee door omdat we zien welke consequenties de heersende visie heeft in de dagelijkse praktijk. Dat maakt het voor ons en onze opdrachtgevers steeds weer belangrijk om over door te praten.

 

Manja Bomhoff
Yvonne van der Vlugt

 

**Mogen wij u vaker met dit soort inzichten inspireren? Ontvang een paar keer per jaar onze Inzichtenmail.**

Effect onderzoeken is maatwerk

In gesprek over effect

Als je met elkaar een goed gesprek wil voeren over effect kan  het zoeken zijn naar de insteek. Daarvoor is scherpte en maatwerk nodig. Anders loop je het risico dat je langs elkaar heen praat.

Over het onderzoeken van effect in het algemeen én in het toezicht zijn boeken vol geschreven. Die gaan soms over maatwerk, maar vaker nog over algemene evaluatiemethoden (vaak ‘SMART’). Wij spreken over effect (én invloed én impact) met inspecteurs bij verschillende inspecties. We vragen naar hun visie en ervaring en onderzoeken samen hoe het gesprek over effect zo productief mogelijk gevoerd kan worden. Dat inspecteurs onderling ook verschillend denken, zoals in dit artikel inspecteurs die meer reactief of meer proactief werken, nemen we daar graag in mee.

In dit actieonderzoek vragen we inspecteurs naar momenten waarop zij effect hebben gehad. Die ervaring is het startpunt. Vervolgens kijken we hoe we die ervaring kunnen bevragen, objectiveren, toetsen en wie of wat we daarvoor nodig hebben.

Toezicht aan de voorkant: het voorkomen van problemen

Toezicht richt zich steeds vaker op het voorkomen van problemen. ‘Toezicht aan de voorkant’ met de bedoeling om handhaving op een later moment voor te zijn. (1)  De inspecteurs die wij spreken die zich bezighouden met dit type proactief toezicht zijn er vaak positief over. Ze hebben het idee dat het goed werkt:

“Wij voeren tegenwoordig gesprekken met nieuwe toetreders [startende organisaties]. Zodat deze organisaties weten wat ze kunnen verwachten van de inspectie. Eigenlijk geven we voorlichting. Volgens mij is dat een goede zaak. Op dat moment heb je als inspectie namelijk nog de ruimte om te vertellen wat er bij hoort en waar ze op moeten letten. Dat hoort ook echt bij ons werk, maar dat wordt nog wel eens vergeten.”

Zo’n proactieve aanpak kan ook werken bij ondertoezichtstaanden die al langer actief zijn. Zodat ze gewaarschuwd zijn voor sommige risico’s, of verder verbeteren. Sommige inspecteurs vertellen ondertoezichtstaanden graag over best practices in het veld. Of wijzen ondertoezichtstaanden op ruimte binnen de regels (zie Inspecteurs over hun vak).

Nog een mooi voorbeeld van proactief toezicht

Een inspecteur vertelt hoe hij zijn ervaringen inzet om een organisatie preventief te wijzen op mogelijke gevaren en risico’s.

“Een half jaar na het ernstige incident bij X was ik op inspectie bij Y. De organisaties waren vergelijkbaar. Navraag leerde dat Y geen kennis had van de toedracht van het incident bij X. Ook had men geen enkel idee of een dergelijk incident ook bij hen zou kunnen plaatsvinden. Ik bood Y aan om mijn kennis van de toedracht van het incident bij X met hen te delen. Voor zover het onderzoek dat toeliet, deelde ik tijdens een presentatie voor de voltallige leiding van Y, alles wat ze weten moesten over de toedracht, de oorzaken en de gevolgen van het incident. Mijn verslag werd in stilte en zonder enig tegenargument aangehoord. De leiding van Y ging zich beraden en nodigde mij al vrij snel uit voor een overleg. Ze hadden zelf onderzoek gedaan en besloten om te investeren in [kwaliteitsaspecten]. Het kostte Y meer dan twee jaar en een enorme investering. Toen was de gewenste kwaliteit bereikt.”

De inspecteur droeg deze casus aan als voorbeeld van een moment waarop hij vond dat hij echt impact had gehad. Hoe waardevol is het als een bedrijf niet alleen vanuit de angst voor handhaving het minimaal noodzakelijk doet, maar intrinsiek gemotiveerd is om het bedrijf veiliger te maken?

Toezicht gericht op handhaving: de ‘rotte appels’ eruit

We spreken ook met inspecteurs die zich vooral richten op de hardere handhaving. Die overtreders opsporen en ‘van de markt af willen krijgen’ en vooral veel ‘rotte appels’ tegenkomen. Deze inspecteurs kunnen hun werk en hun verhouding tot ondertoezichtstaanden heel anders zien:

“Ik hoef geen warme relatie met de ondertoezichtstaande. Wij gaan niet leuk uit elkaar. Sterker nog: ik achtervolg je de volgende keer weer.”

 

“Wij hebben als motto ‘ieder bedrijf heeft het recht gecontroleerd te worden’.  Wij willen dat bedrijven bang zijn om gecontroleerd te worden. Een ‘boeterapportje’ wordt lachend opzij geschoven. Samenwerking met opsporing, dat  is belangrijk, omdat je dan snel kunt schakelen naar strafrecht. Zo kun je de boeven echt pakken. We hebben een lijst van notoire overtreders. Dat moeten er nul worden.”

Hoort dit wel bij onze taak?

De proactieve aanpak met voorlichting en advisering verhoudt zich soms lastig tot wat de handhavende inspecteur ziet als zijn taak. Hij vindt zo’n ‘softe’ aanpak dan ook lastig. Niet passend bij de taak van de inspectie of bij zijn rol als inspecteur.

“Ik ben als inspecteur geworven, niet als voorlichter.”

Tegelijkertijd merken we van de adviserende inspecteurs dat het hen kan frustreren wanneer er te snel wordt gevraagd om handhavingsmiddelen in te zetten. Of wanneer in de verantwoording vooral gevraagd wordt om aantallen opgelegde sancties. Zij zien hoe een te harde aanpak bij hun doelgroep ook averechts kan werken. Daarnaast speelt ook bij deze inspecteurs een verschil in perspectief mee.

Je ziet inspecteurs die vooral te maken hebt met niet-willers (‘de boeven’) anders praten over de effectiviteit van handhavingsmaatregelen dan inspecteurs die vooral niet-weters (de onbewuste overtreders) tegenkomen. Wanneer inspecteurs vervolgens wordt gevraagd te werken met een aanpak die ze niet passend vinden, zie je dat hun energie weglekt. Als er geen sprake is van maatwerk in het nadenken over effect krijg je verlies van betrokkenheid en eigenaarschap. Dan passen de individuele ervaringen van effect niet goed genoeg bij de officiele rethoriek.

Verschil in visie en aanpak

De gesprekken met inspecteurs maken een verschil in visie zichtbaar. Focus je als toezichthouder op de naleving van wet- en regelgeving? Of heb je vooral aandacht voor het stimuleren van de  ondertoezichtstaanden en probeer je door advisering of voorlichting de organisaties de goede richting op te wijzen? Ben je meer van een reactieve aanpak waarbij het opleggen van sancties het zwaarste instrument is? Of ben je er juist van overtuigd dat voorkomen beter is dan genezen.

Van inspectievisie naar uitwerking in de praktijk

Op inspectieniveau kan er een uitgewerkte overkoepelende visie bestaan waarbinnen ruimte is voor verschillende aanpakken bij verschillende vraagstukken. Dat wil echter niet zeggen dat deze inspectievisie voor inspecteurs in het dagelijks werk voldoende richting geeft. Of de verschillen in aanpak tussen inspecteurs voldoende duidelijk maakt.  Zij merken op: Wat beoogt onze inspectie nou precies te bereiken? Als we dezelfde taakopdracht hebben, hoe kunnen onze aanpakken binnen die opdracht dan zo verschillen? En ook een relevante opmerking: Hoe komt het bij ondertoezichtstaanden over als we ze zo verschillend tegemoet treden? De verschillende aanpakken kunnen onderling schuren, zeggen ze.

‘We komen bij dezelfde organisaties, maar we hanteren niet één lijn.’

Sommige inspecteurs voelen frustratie of voelen zich niet voldoende gehoord als ze merken dat andere directies of inspecties hun aanpak en de resultaten die ze daarmee halen niet zien of onvoldoende waarderen.

Nadenken over effect is maatwerk

Met het simpel constateren van deze verschillen in visie en aanpak zijn we er niet. Elkaar overtuigen van de beste aanpak werkt ook niet.

Wat volgens ons wel kan helpen is een preciezer gesprek over het gewenste effect. Wat denken we dat op dit moment, bij dit probleem, met deze doelgroep, met deze wetgeving en deze andere stakeholders, binnen onze eigen mogelijkheden het meest effectief zal zijn? Door meer zicht te krijgen in de – ook mogelijk verschillende of elkaar aanvullende – beoogde effecten ontstaat ruimte om elkaars aanpak te verkennen en te waarderen wat werkt. Niet uniformiteit in de aanpak staat dan centraal, maar een aanpak die past bij de gewenste effecten. Maatwerk dus. Dan pas kun je elkaar ook kritische vragen stellen als: Waarom denk je te zien dat deze aanpak werkt (gelet op het beoogde effect)? Is er een andere stakeholder die dit effectiever zou kunnen doen? Waarom denken we dat wat eerder werkte nu ook werkt? Of hoe verhoudt dit (beoogde) effect zich tot andere effecten die we binnen ons team of binnen onze inspectie willen bereiken? Dit soort vragen brengen inspecteurs -ook wanneer ze verschillend denken over ‘de beste aanpak- verder. Het is wel wat anders dan het SMART denken waar veel mensen in getraind zijn. Misschien tijd voor een nieuwe acronym?

 

Voetnoot

(1)Natuurlijk zijn er toezichtsgebieden waarbij het toezicht ‘aan de voorkant’ al langer wettelijk is geregeld. Een vliegtuigmaatschappij of een ziekenhuis begin je niet zomaar. Er zijn regels waaraan je in die sectoren moet voldoen voordat je überhaupt mag beginnen. Op die regels wordt toezicht gehouden, bijvoorbeeld door controles van verplichte certificering. Maar er zijn ook sectoren waarin geen wettelijke voorwaarden worden gesteld om een onderneming of organisatie te mogen beginnen. Waar je geen diploma, certificering of toestemming nodig hebt om aan de slag te gaan. Als je eenmaal begonnen bent heb je je dan wel te houden aan wet- en regelgeving over de kwaliteit van je dienst of product. En kun je boetes of andere sancties verwachten wanneer je dat niet doet. Maar omdat achteraf straffen ook niet altijd de oplossing lijkt, worden sommige inspecties steeds proactiever en richten ze zich, zonder expliciete wettelijke opdracht, op preventie.

 

Manja Bomhoff
Yvonne van der Vlugt

 

**Mogen wij u vaker met dit soort inzichten inspireren? Ontvang een paar keer per jaar onze Inzichtenmail.**