Inspecteurs in gesprek met ondertoezichtstaanden

Met ondertoezichtstaanden in gesprek over het inspectiewerk: waarom zou je dat doen?

“De ondertoezichtstaande waarmee ik in gesprek ging was aan het mopperen. Hij vond het allemaal maar onzin en gedoe, dat toezicht, die controles en regels. Ik ging wat dieper in op de serieuze veiligheidsrisio’s die bij zijn beroep horen en de enorme schade bij ongelukken. We hadden het over wat er mis kan gaan en hoe de consequenties van ondoordachte of nalatige acties eruit kunnen zien. Gedurende het gesprek merkte ik dat er iets begon te veranderen. Eerst ging het alleen over de externe druk, maar later steeds meer over de eigen intrinsieke drang om veilig te werken. Aan het einde van onze conversatie was het veel duidelijker dat we hetzelfde doel voorstonden. Hij leek weer gemotiveerd om serieus met veiligheid, en de daarbij horende regels, om te gaan.” (Een inspecteur tijdens het Toezichtsfestival in 2018).

Het voeren van gesprekken is een belangrijk instrument voor inspecteurs. In een gesprek met ondertoezichtstaanden kun je ‘informeren naar hoe het gaat’. Je kunt achterhalen ‘waarom wetgeving niet wordt gevolgd’. Of ‘draagvlak creëren voor een interventie’ en zo ‘een organisatie in de juiste richting  krijgen’.

Maar is het gesprek alleen een bruikbaar toezichtinstrument, of kun je ook los van het directe inspectiewerk met ondertoezichtstaanden spreken? Hoe zinnig is het om in gesprek te gaan over kwaliteit, het toezicht of de specifieke invulling ervan? En welke aanpak past bij het in gesprek gaan met ondertoezichtstaanden over het inspectiewerk? Zal het geen afbreuk doen aan het gezag van de inspectie? En van de andere kant: willen ondertoezichtstaanden überhaupt wel praten over hoe zij het toezicht ervaren? Of zijn zij bang voor mogelijke consequenties? En wat leert één gesprek je wanneer het om zoveel ondertoezichtstaanden gaat? Kortom, kan dat wel, in gesprek gaan met ondertoezichtstaanden over het inspectiewerk?

Evaluerende gesprekken ter verbetering van specifieke interventies

Een verdiepend, reflecterend gesprek met ondertoezichtstaanden kan om verschillende redenen waardevol zijn. We lichten er hier twee uit.

De eerste reden om in gesprek te gaan, en de meest genoemde, is die ter evaluatie van bestaand toezicht. Evaluaties met direct betrokkenen zijn voor het inspectiewerk heel zinnig. Dit gebeurt bij verschillende inspecties al met enige regelmaat. Zeker bij de wat grotere toezichtsinterventies vragen inspecties met regelmaat achteraf aan ondertoezichtstaanden hoe zij een specifieke interventie hebben ervaren.

Vaak zijn zulke evaluatieve gesprekken opgezet volgens een vast format. Op die manier kun je de antwoorden van ondertoezichtstaanden met elkaar vergelijken en direct relateren aan de toezichtsinterventie. Dit is handig om effecten van losse interventies in kaart te brengen. Ook levert het inzichten op waardoor de inspecteurs direct kunnen leren. De aanpak heeft wel als nadeel dat dit soort gesprekken meestal niet een vrij, wederkerig karakter hebben. Het gaat dus niet noodzakelijkerwijs om datgene wat betrokkenen zelf het belangrijkst vinden om met elkaar te bespreken. Ook worden dit soort evaluatieve gesprekken, vanwege de toezichtsrelatie en om de objectiviteit van de bevindingen te vergroten, vaak door anderen dan de betrokken inspecteurs gevoerd: andere inspectiemedewerkers of externe onderzoekers.

Waarderende gesprekken voor inzicht in het andere perspectief

Een tweede reden om met ondertoezichtstaanden in gesprek te gaan die we hier willen noemen is dat het meer inzicht kan bieden in elkaars perspectieven. Inspecteurs en ondertoezichtstaanden kijken anders, zien andere risico’s, hebben (soms) andere belangen en waarden. Interessant wordt het wanneer het lukt om van ondertoezichtstaanden te horen wat zij zelf waardevol toezicht vinden en er samen vooruit gekeken kan worden.

Een waarderende aanpak, ontleend aan de appreciative inquiry kan daarbij helpen. Door aan te sluiten bij wat mensen zelf belangrijk vinden (wat voor hen van waarde is) ontstaat grotere betrokkenheid. Voor de relatie en de machtsverhouding tussen inspecteur en ondertoezichtstaande biedt het bovendien ruimte wanneer er vooral vooruit gekeken kan worden naar de toekomst. Juist gesprekken op wat meer afstand van de dagelijkse hectiek, die breder zijn en uitnodigen tot reflectie kunnen ook makkelijker binnen de toezichtsrelatie plaatsvinden. Een angst bij dit soort gesprekken is vaak dat het tot valse verwachtingen bij ondertoezichtstaanden zou kunnen leiden.

Onze ervaring is  dat wanneer duidelijk is dat het gesprek gevoerd wordt om te leren, ondertoezichtstaanden dit meestal heel goed begrijpen. Zeker wanneer er openlijk gesproken kan worden over dilemma’s of tegenstrijdige belangen. Het doel helder stellen helpt bij het nadenken over de vraag hoe het aantal gesprekken zich moet verhouden tot het aantal ondertoezichtstaanden. Als het belangrijkste doel is om bij ondertoezichtstaanden op te halen wat zij belangrijk vinden en wat er volgens hen beter zou kunnen, dan kunnen enkele waarderende, reflecterende gesprekken al veel betekenisvolle inzichten opleveren. Een paar gesprekken kunnen al bijdragen aan concrete ideeën ter verbetering van het toezicht.

Verschillende aanpakken en verschillende rollen als het doel maar helder is

Er zijn verschillende manieren waarop inspecteurs al evaluatieve of waarderende gesprekken met ondertoezichtstaanden voeren. We horen van inspecties waarbij een onderscheid wordt gemaakt tussen gesprekken door de toezichthouder in het kader van de inspectietaak en meer verdiepende gesprekken in het kader van relatiebeheer, gehouden door andere inspectiemedewerkers. Andere inspecties kiezen er juist voor om binnen de rol van bevoegd gezag ook ruimte te maken voor een rol als verbindend reflecterend toezichthouder. Zij benadrukken juist dat de inspecteur bij deze verschillende gesprekken een rol heeft. Bij een volgende inspectie is de meer reflecterende taak belegd bij een programmamanager die het gesprek voert maar wel altijd een inspecteur meeneemt.

Naar ons idee is er niet één goede aanpak of één optimale rolinvulling, als je maar goed nadenkt over het doel van het gesprek. Als dat eenmaal helder is volgt de opzet vanzelf. Dan is er geen enkele reden meer om niet in gesprek te gaan met ondertoezichtstaanden.

Mocht u nou zelf willen delen hoe u, of uw inspectie in gesprek gaat met ondertoezichtstaanden. Of wilt u ons vertellen wat u tegenhoudt of wat uw ervaringen hiermee zijn. Laat het ons weten via inspecteurs@hetinzichtenlab.nl. Kijk vooral ook naar de andere activiteiten en blogs in het kader van Inspecteurs over hun vak.

 

Deze blog is geschreven door Yvonne van der Vlugt en Manja Bomhoff naar aanleiding van de workshop ‘Waarderend in gesprek over het inspectiewerk’ tijdens het Toezichtfestival 2019. We bedanken de deelnemers (vrijwel allemaal zelf inspecteur) van verschillende rijksinspecties voor hun bijdragen. We hebben die in dit stuk verwerkt.