Evaluatie klachtbehandeling Defensie

Klachtbehandeling bij Defensie – een evaluatie

Wat kan er beter?

Hoe wordt de klachtbehandeling bij Defensie ervaren? Wat gaat er volgens klagers, beklaagden en betrokken professionals goed, maar vooral ook: wat kan er beter?  Het ministerie van Defensie heeft Yvonne van der Vlugt en Manja Bomhoff gevraagd hiernaar onderzoek te doen. Afgelopen week stuurden de minister en de staatssecretaris dit onderzoek met begeleidende brief naar de Tweede Kamer. In de evaluatie ligt de focus op de factoren die de ervaringen van betrokkenen positief of negatief beïnvloeden en op wat er nodig is om de klachtbehandeling voor (oud)medewerkers van Defensie te verbeteren.

Aanleiding voor deze evaluatie zijn kritische rapporten van de Nationale ombudsman in zijn rol als Veteranenombudsman, vragen van de Tweede Kamer en de eigen behoefte van Defensie aan handvatten voor verbetering van de klachtbehandeling.

Van strakke procedure naar flexibel proces

Goede klachtbehandeling is belangrijk voor het vertrouwen van medewerkers in de organisatie. Adequate omgang met ongenoegens draagt bij aan goed werkgeverschap en versterkt de lerende organisatie. Uit deze evaluatie blijkt dat Defensie op al deze punten nog grote stappen kan zetten. Beoogde doelen van klagers en beklaagden en verwachtingen van klachtbehandeling worden zelden gerealiseerd. Dit vermindert het vertrouwen in de defensieorganisatie.

Dit komt vooral door een te strakke, formele procedure. Voor een goede klachtbehandeling is een flexibel proces nodig. De wet (Awb) en de Klachtenregeling Defensie bieden veel meer ruimte voor een passende behandeling van ongenoegens. Defensie maakt gebruik van een smalle, formele klachtdefinitie die intern en extern tot verwarring en miscommunicatie leidt. Dit versterkt het formele, negatieve beeld van klachten. Net zoals klagen bij het koffiezetapparaat dagelijks gebeurt, zou het ook gangbaar moeten zijn om ongenoegens mondeling of schriftelijk bij een leidinggevende neer te leggen. Deze pakt de klacht dan serieus en adequaat op, zonder dat daar als vanzelfsprekend een formele procedure voor wordt opgestart.

Aansluiten bij behoeften

Klachtbehandeling bij Defensie moet en kan beter aansluiten bij de behoeften van klagers en beklaagden. Er valt veel te winnen door nadrukkelijker stil te staan bij de behoeften van klagers en beklaagden en deze expliciet te bevragen. Het serieus nemen van de specifieke klachtcontext en individuele behoeften is niet hetzelfde als het inwilligen van alle wensen. Dit rapport laat zien dat klagers met hun klacht verschillende doelen kunnen hebben. Zo kunnen ze met hun klacht bijvoorbeeld de organisatie willen verbeteren of juist het gedrag van de beklaagde stoppen. Ook de waarden die voor klagers en beklaagden bij klachtbehandeling belangrijk zijn, zoals geheimhouding, onafhankelijkheid en voortvarendheid kunnen verschillende betekenissen hebben. Er past dus geen standaard formele procedure.

Luisteren en goede voorbeelden delen

Professionals en leidinggevenden die binnen defensie bij klachtbehandeling betrokken zijn, gaan te vaak uit van hun eigen (impliciete) logica’s over wat klachtbehandeling inhoudt. Hierdoor bestaan er afzonderlijke procedures voor klachten, meldingen en ongenoegens. Dat heeft lastige overgangen en processen tot gevolg die niet, of soms toevallig, aansluiten bij wat er nodig is. Leidinggevenden en de ondersteunende professionals kunnen een belangrijke rol spelen in het luisteren naar betrokkenen. Daarnaast kunnen ze ook het leren van klachten verder brengen door voorbeelden van leerzame klachten en constructieve vormen van klachtbehandeling breder te delen. Deze evaluatie doet daar een voorzet toe.

Beleidsreactie

In de beleidsreactie naar aanleiding van deze evaluatie geven de minister en de staatssecretaris van Defensie aan dat veel van de aanbevelingen uit het rapport zijn of worden opgepakt. Zo zal er een ruimere definitie worden gehanteerd waaronder ook onbehoorlijkheidsklachten en klachten ongewenst gedrag vallen:

“De medewerker doet zijn verhaal zonder zich druk te hoeven te maken over de juridische kwalificatie en wijze van afhandelen: als melding, als klacht, of anders. Gedurende het hele traject staan de belangen van de betrokken medewerker(s) centraal.”

Leidinggevenden en procesdeskundigen krijgen handvatten om klachten en meldingen te behandelen. Daarbij wordt ook inzicht gegeven in de ruimte die onder andere de Klachtregeling Defensie biedt voor het (in)formeel behandelen van een klacht of een melding, bijvoorbeeld door een goed gesprek of mediation. Verder wil Defensie het netwerk van procesdeskundigen zichtbaarder maken, zodat leidinggevenden en medewerkers deze deskundigen beter weten te vinden. Ook de procesdeskundigen zelf worden gestimuleerd om elkaar beter te vinden. Er worden kennistafels georganiseerd zodat zij ervaringen kunnen uitwisselen over de verschillende werkwijzen die zij hanteren. Zo wil Defensie stimuleren dat er intern van elkaar wordt geleerd.

 

De Tweede Kamer bespreekt deze evaluatie van de klachtbehandeling bij Defensie op 14 november 2019. Hier vindt u het volledige rapport.

Perspectief inspecteurs

Welk perspectief kies jij?

Inkleuring van maatschappelijke betrokkenheid

Maatschappelijke betrokkenheid is voor veel inspecteurs een belangrijke drijfveer. “De kans dat er in het veld iets misgaat is klein, maar het effect is groot.” “Ik heb een sterk rechtvaardigheidsgevoel. Mij motiveert om uit te zoeken wat er is gebeurd, en me niet neerleggen bij fouten. Recht doen aan de zaak.” “Het is fijn om iets te kunnen betekenen voor mensen in hun werksituatie. Zodat zij ’s avonds weer veilig en gezond huiswaarts kunnen keren.” Doorvragend blijkt deze maatschappelijke betrokkenheid bij inspecteurs verbonden te zijn met verschillende perspectieven.

Perspectief van de professional in het veld

Sommige inspecteurs benaderen hun werk vanuit hun eigen ervaring als professional in het veld. In hun inspectiewerk willen ze bijdragen aan het verbeteren van de kwaliteit van het beleidsterrein waar ze toezicht op houden.

“Voor mij is inspectiewerk bijdragen aan de kwaliteit van het veld. Hiervoor heb ik 10 jaar zelf als professional in het veld gewerkt. Bij de inspectie kan ik dat doen meer vanuit de achterkant, waarbij je toekijkt als het al gebeurd is en niet zozeer zelf bezig bent met creatie. Ik gebruik mijn achtergrond in de waardering van de informatie die ik krijg. Het beïnvloedt de manier waarop ik kijk naar meldingen of naar de houding van mensen bij meldingen. Ik kan me goed verplaatsen in wat dit betekent voor de verschillende mensen. In ons overleg merk ik dat dat een aanvulling is op wat er al is. In plaats van heel negatief oordelend, wil ik ook in kaart brengen of belichten ‘hoe zit die ander erin?’.’ Kun je je voorstellen wat die ander aan het beleven is?’. Ik waardeer het vak van de professional. Ik voel me verbonden met de mensen die dat werk in het veld doen.”

Perspectief van de burger

In reactie hierop benadrukte een andere inspecteur het waardevol te vinden dat er inspecteurs zijn met praktijkervaring uit het veld omdat zij een goede vertaalslag kunnen maken. Voor zichzelf vindt hij het vooral van waarde dat hij juist géén achtergrond of verbinding met het veld heeft.

“Dat vind ik soms ook heel erg fijn, omdat ik het gevoel heb dat ik daardoor als burger kan kijken. En dat vind ik waardevol. Ik vind niet dat wij als inspectie er zijn voor de professional, maar veel meer voor de burger. Met die motivatie leek mij dit vak heel erg mooi: dat je voor iedereen in Nederland zorgt dat de kwaliteit goed is. Daarvoor vind ik het juist makkelijk dat ik me niet zo makkelijk kan inleven in de beroepsgroep. Ik vind het fijn om die afstand te hebben. Soms doet het er niet toe dat het heel invoelbaar en begrijpelijk is dat het misgaat. Want eigenlijk willen we voor een bepaalde kwaliteit staan. En hoe begrijpelijk het soms is dat het misgaat, als je er voor de burger bent, dan moet je dat soms niet accepteren en durven op te treden op die momenten. En ik vind dat je daar als inspecteur een rol hebt die je moet durven nemen.”

Een waardevol gesprek volgde tussen de inspecteurs. Voor welk perspectief sta jij in je werk? We vroegen door over de perspectieven en of deze tijdens overleggen ook wel expliciet benoemd worden.

“Eigenlijk nemen we niet voldoende tijd om deze rollen zo te benoemen. Twee medewerkers behandelen de casus en dan maakt het eigenlijk niet zo uit of er nog andere perspectieven aan tafel zitten.”

Perspectieven expliciet inzetten

Uit gesprekken blijkt dat inspecteurs vanuit verschillende perspectieven, vanuit verschillende waarden naar hun inspectiewerk kijken. We komen bijvoorbeeld ook wel eens het beleidsperspectief of een repressief perspectief tegen. Al deze perspectieven zijn direct van invloed op hoe inspecteurs naar hun werk kijken, welke afwegingen en keuzes zij maken.

Wat is het effect als deze perspectieven impliciet blijven en niet naar elkaar kenbaar worden gemaakt? Terwijl, zoals blijkt, een gesprek hierover zoveel inzicht kan geven in elkaars waarden en in elkaars optreden. Een inspecteur vertelde:

“Ik herken dit wel in ons overleg. Laatst hadden we bespreking en toen ging jij er ook echt voor staan: ‘Als deze ondertoezichtstaande echt helemaal niet meewerkt aan onderzoek, hoe kan het dan zijn dat hij ermee weg kan komen? Dat zegt ook iets over iemands houding.’ Toen ging jij staan voor de maatschappij: dat kunnen we niet zo toelaten. Dat hebben we toen expliciet meegenomen in onze beslissing.“

Sterker nog: deze verschillende perspectieven kunnen het inspectiewerk versterken. Het gaat bij inspectiewerk om het afwegen van belangen, om als intermediair een zorgvuldige en gewogen beslissing te nemen die recht doet aan de context. De echt interessante vraag is: Op welke manier kunnen we deze perspectieven en waarden expliciet maken en vervolgens benutten om ons werk te verbeteren? In hoeverre kun je inspecteurs expliciet een perspectief laten ‘innemen’ en zo met elkaar reflecteren op een casus?

We zijn benieuwd of het denken in perspectieven ook bij andere inspecteurs herkenning, verbazing of iets anders oproept. Voor welk perspectief sta jij? Of benadruk jij juist weer een ander perspectief? En vooral: verkennen jullie met elkaar op welke manier je deze verschillende perspectieven met elkaar bespreekbaar kunt maken? In hoeverre kun je deze perspectieven juist benutten om het werk te verbeteren? Of is het moeilijk om te erkennen dat er verschillende perspectieven bestaan wanneer er een soort neutrale objectieve houding van je wordt verwacht.

Graag horen we jouw ervaring!

Van ervaring naar impact

Van ervaring naar impact

Lastige vragen over impact

Noem ons megalomaan of naïef, maar Yvonne en ik willen allebei graag dat ons werk er toe doet. Hoewel we heel verschillend zijn, vinden we elkaar volledig in dat we het belangrijk vinden dat ons werk nut heeft. Dat klinkt misschien overdreven. Maar het zit hem vaak juist in kleine dingen. Zo blikken we samen terug op onze ervaringen: Hebben we misschien een perspectief kunnen toevoegen dat anders over over het hoofd was gezien? Konden we gebruik maken van onze onafhankelijke positie en een nieuw inzicht aandragen? Impact- onze eigen definitie daarvan- is één van onze belangrijkste maatstaven die we gebruiken om te kijken of het nog goed gaat.

Maar nadenken over impact of effecten is helemaal nog niet zo makkelijk. Niet alleen voelt het soms wel erg megalomaan (“Alsof de hele wereld om jou draait!”) of juist naïef (“Er zijn meer factoren van invloed, hoor”). Soms is het lastig om de tijd of de ruimte te nemen om hierover na te denken, een volgende inspectie of onderzoek ligt immers al te wachten. Bovendien is het denken over deze onderwerpen zo sterk beïnvloedt door een specifiek ‘meten is weten’ denken dat het vaak al stopt voor het goed en wel begonnen is.

Dat maakt het nadenken over dit soort vragen voor veel mensen lastig. Zeker in sectoren met een sterke verantwoordingscultuur (zie het RVS rapport over dit onderwerp). De inspecteurs die wij spreken in het kader van Inspecteurs over hun vak zijn ook in dit denken getraind. Het maakt dat ze niet gewend zijn om vragen over impact en effecten van hun eigen optreden te beantwoorden.Want mag je dit soort vragen eigenlijk wel beantwoorden zonder de onderbouwing van een onafhankelijk uitgevoerd effectenonderzoek?

Wanneer is jouw werk nuttig? Wat zijn momenten waarop jouw werk er toe doet, je positieve verandering tot stand brengt? Wanneer ben jij van waarde voor de publieke zaak?

Beter worden door vragen te stellen

Maar dit soort vragen staan aan de basis van verbetering. Professionalisering gaat hand in hand met een intrinsieke wens tot kwaliteitsverbetering. Daar is continue reflectie over de (mogelijke) invloed van het eigen individuele en collectieve handelen voor nodig. Om te kunnen verbeteren moet je immers nadenken over wat eerder wel of niet heeft gewerkt en vooral waarom. Je kunt dat niet beperken tot die paar onderwerpen waar een volledige studie naar is verricht. Dan mis je veel te veel.

De afgelopen jaren is bij de rijksinspecties veel nadruk komen te liggen op het in kaart brengen van effecten van toezicht. Bij het verzamelen van al die ‘evidence’  worden bepaalde ‘regels’ gehanteerd. Die maken dat sommige invloeden eerder zichtbaar worden (gemaakt) dan anderen. Zo wordt er…

  • bij voorkeur gekeken naar causale relaties, dat geeft immers het sterkste bewijs voor effecten.
  • graag gegeneraliseerd en gesimplificeerd zodat de opgedane kennis in potentie op veel toekomstige gevallen van toepassing kan zijn.
  • gezocht naar objectieve informatie.
  • gekwantificeerd gemeten en gebruik gemaakt van grote aantallen.
  • met controlegroepen gewerkt.
  • gekeken naar grotere verbanden, grotere processen en grotere relaties.
  • (inspecteur) overstijgend gekeken, dus ofwel op inspectieniveau ofwel op geaggregeerd inspectieniveau.

Door al deze mechanismen, waar natuurlijk nog veel meer over te zeggen valt, krijgt het alledaagse, het contextspecifieke, het kleine, het complexe en het subtiele veel minder aandacht. Terwijl dat juist is waar de individuele inspecteur (of het team) mee te maken heeft.

Hoe te kijken naar je eigen impact?

Tegelijkertijd wordt van responsieve inspecteurs nu juist verwacht dat zij de context en de individuele omstandigheden slim in ogenschouw nemen en lerend en reflectief werken. De ontwikkeling van de daarvoor benodigde vaardigheden van inspecteurs vergt een ander evaluatief kader dan wat de hierboven beschreven effectmetingen bieden. Een belangrijk doel is om de achterliggende waarden en aannames over dit deel van het inspectiewerk te expliciteren. Wanneer individuele en contextspecifieke ervaringskennis namelijk impliciet blijft en niet wordt geanalyseerd, wordt ze vaak ‘gedegradeerd’ tot intuïtie en blijft ze lastig toetsbaar en overdraagbaar.

Met andere woorden: zouden de eigen ervaringen niet vaker de basis moeten vormen voor onderzoek (in de breedste zin van het woord) naar effecten en impact?

In sessies met inspecteurs draaien we het daarom om. We beginnen met te vragen naar momenten waarop zij het gevoel hadden het verschil te maken. Hoe klein of hoe groot of hoe subjectief ook. Die ervaring is het startpunt. Vervolgens kijken we naar hoe we die ervaring kunnen bevragen, objectiveren, toetsen en wie of wat we daarvoor nodig hebben. Als de ervaring vervolgens echt een positieve invloed lijkt te hebben gehad komt de volgende stap: kijken of het verder uit te bouwen is zodat meer mensen, inspecteurs, casus er profijt kunnen hebben.

Cliëntenraden moeten volgens de nieuwe wet ervaringen van patiënten inventariseren.

Bestuurders moeten beter luisteren. Niet cliëntenraden.

Een nieuwe medezeggenschapswet in de zorg

Met wie spreekt u het liefst over uw belevenissen in een bepaalde zorginstelling in de hoop dat de organisatie er wat aan heeft? Met een groep betrokken en goed geïnformeerde vrijwilligers? Sinds vorige week weten we zeker dat we in 2020 een nieuwe medezeggenschapswet (Wmcz) in de zorg krijgen. Volgens die wet gaan cliëntenraden de wensen en meningen van cliënten inventariseren. De zorginstelling moet hen hierbij helpen. Is dat ook wat u voor ogen had?

Of wilden we niet vooral dat bestuurders zélf beter gingen luisteren? In het recente advies ‘Blijk van vertrouwen- Anders verantwoorden voor goede zorg’ laat de Raad voor Volksgezondheid en Samenleving (RVS) goed zien hoe lastig dit kan zijn. Verantwoordingsdruk zit goed luisteren en daarvan leren vaak in de weg. De RVS onderstreept de noodzaak om juist de stem van individuele patiënten meer te betrekken. Cliëntenraden kunnen daarom beter de bestuurder helpen dan andersom: luisteren kun je niet uitbesteden.

Lees meer
Waarderend leren

Leren door te waarderen

Wel eens gehoord van de waarderende aanpak? Misschien wel van waarderend onderzoek, of appreciative inquiry? Het is eigenlijk een onderzoeksaanpak. Een die nadrukkelijk aansluit bij wat mensen zelf belangrijk vinden (wat voor hen van waarde is) en daardoor grotere betrokkenheid in de hand werkt. De basisprincipes zijn niet alleen in onderzoek, maar ook in projecten of andere ondernemingen toe te passen. Yvonne en ik passen de waarderende aanpak regelmatig toe in projecten en adviesgesprekken door de nadruk expliciet te leggen op achterliggende waarden en te zoeken naar waar mensen zelf warm voor lopen. Juist bij opdrachten die gaan over gemaakte ‘fouten’, klachten, incidenten, fouten of risico’s merken we dat er veel met deze aanpak te winnen valt.

Lees meer